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23 de noviembre de 2014
 
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Flujograma
Inscripción retardada

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Archivo  DOC Procedimiento (formato DOC)

Objetivo

Tramitar ante la Secretaría Docente la inscripción de materias un mes después del proceso de inscripciones del periodo activo o agregar o retirar materias ya inscritas.

Alcance

Este procedimiento contempla todas las actividades relacionadas con la solicitud de la inscripción de materias un mes después del proceso de inscripciones del periodo activo o agregar o retirar materias ya inscritas en el periodo activo vigente, recepción de documentos por parte del estudiante ante la Secretaría Docente.

Control de los registros generados en el procedimiento

El procedimiento descrito en este documento, genera los siguientes registros de calidad:

 

  1. Instructivo de Inscripción Retardada o Modificaciones (Formato_SD-020)


Una vez procesada la inscripción retardada o modificación del estudiante, el Asistente de Información y Control Estudiantil lo entrega al Oficinista de Archivo, quien es responsable de controlar y custodiar este registro en los expedientes existentes en el Archivo de la Secretaría Docente, mientras el estudiante permanezca activo dentro de la Facultad. Luego los envía al archivo inactivo donde se mantendrán por un periodo adicional de tres (3) años. Ver el procedimiento SD-12 “Archivo Central”.

Normas

 

  1. El Secretario Docente es responsable por la implantación y cumplimiento del presente procedimiento en la gestión de administración del personal de la Secretaría Docente.

  2. Coordinar con la Dirección Docente: la fecha de entrega de los carnés de los estudiantes en Fundaluz para aquellos estudiantes que no lo retiraron durante el proceso de inscripciones, fecha de inscripciones retardadas y/o modificaciones.

  3. Coordinar con la División de Estudios Básicos Sectoriales la fecha para el censo de los estudiantes que van al proceso de inscripciones retardadas para su posterior aprobación por el Consejo Académico Docente de la FEC.

  4. Coordinar con la División de Estudios Básicos Sectoriales la impresión del instructivo a vender los estudiantes una semana antes de la fecha de las inscripciones retardadas o modificaciones.

  5. Coordinar con la Dirección Docente la generación de los códigos de inscripción por licenciatura: requisito indispensable para la inscripción en línea.

  6. La Secretaría Docente publicará la planificación académica del periodo activo, previamente aprobada por el Consejo Académico Docente de la FEC: fecha de venta del instructivo, fecha de inscripciones retardadas y/o modificaciones, fecha de finalización del semestre, carga de notas en el Sacán.


Descripción de actividades

 

Actividad Responsable Obervaciones
1. Realiza las siguientes actividades: Estudiante

Se censa en Venta de Tesis del Módulo III


Retira carnet en Fundaluz, sino lo retiró durante el proceso de inscripciones


Retira la solvencia de biblioteca y la del Banco de Libros, sino la retiró durante el proceso de inscripciones


Compra el instructivo de Inscripción Retardada y/o Modificación (Formato _SD_020) en la Venta de Tesis del módulo III


Elabora el horario


Llena la planilla de inscripción retardada o modificación


Se asesora con el Coordinador Académico de la carrera.


Se inscribe por internet

2. ¿El Estudiante realizó la inscripción retardada o modificación en línea sin problemas? Analista de Información y Control Estudiantil
2.1. Sí:
Analista de Información y Control Estudiantil

Va a la actividad Nº 3.

2.2. Inscribe las materias que pueda. Se dirige a la Secretaría Docente para informar sobre los problemas presentados consignando la hoja de reclamo que tiene el instructivo con los recaudos solicitados Analista de Información y Control Estudiantil Recaudos a consignar:



Copia del comprobante de inscripción



Hoja de reclamo indicando el error presentado y lo que se desea inscribir (agregar o modificar)



Hoja del instructivo donde aparece el código de acceso a la inscripción retardada o modificación



Planilla de inscripción firmada por el Coordinador Académico de la carrera



Si aplica: autorizaciones para inscribir materias bajo la modalidad tutorial, romper dispersión, número de horas semanales y/o prelación
3. Consigna en la Secretaría Docente, en el lapso establecido para ello, los recaudos solicitados al finalizar la inscripción retardada o modificación para su archivo en el expediente Estudiante Recaudos a consignar:



Copia del comprobante de inscripción retardada o modificación



Hoja del instructivo donde aparece el código de acceso a la inscripción



Solvencia de biblioteca



Solvencia del Banco del Libro



Planilla de inscripción retardada o modificación firmada por el Coordinador Académico de la carrera
4. Realiza las siguientes actividades: Secretaría Docente Se reúne con los coordinadores académicos

Planifica con los coordinadores académicos de las carreras la apertura de nuevas solicitudes de secciones o asignaturas no abiertas en el proceso de inscripciones


Agrega las materias a abrir en el sistema en línea por licenciatura: indica el número de secciones, número máximo de alumnos a inscribir y nombre del profesor de la asignatura


Monitorea el proceso de inscripción en el sistema para verificar secciones cerradas


Da apoyo a los estudiantes para recuperar usuario y contraseña

5. Realiza las siguientes actividades: Secretaría Docente

Coordinar con la Dirección Docente: la fecha de entrega de los carnets de los estudiantes, fecha de inscripciones retardadas y/o modificaciones
Se reúne con el representante de Dirección Docente

Coordinar con el Centro de Computación el levantamiento de los RR ya revisados y aprobados por la Comisión de Alzada


Coordina con la biblioteca de la FEC la fecha de entrega de las solvencias a los estudiantes


Coordinar con la División de Estudios Básicos Sectoriales la impresión del instructivo de inscripción retardada a vender a los estudiantes una semana antes de la fecha de las inscripciones retardadas y/o modificación
Se reúne con representante del Centro de Computación y Comisión de Alzada

Coordinar con la Dirección Docente la generación de los códigos de inscripción retardada por licenciatura: requisito indispensable para la inscripción en línea




Se reúne con representante de la biblioteca.



Se reúne con representante de la División de Estudios Básicos Sectoriales



Se reúne con representante de la Dirección Docente
6. Al finalizar el proceso: Secretaría Docente

Envía listas definitivas de las secciones abiertas a los departamentos para que las entreguen a los profesores


Envía disponibilidad de salones definitivas a las Divisiones de Programas Especiales y Estudios Básicos Sectoriales


Fin del proceso



Definiciones y abreviaturas

 

  • Inscripción retardada o modificación:

    Agregar o retirar materias a cursar en el próximo periodo activo en el sistema en línea de LUZ.


Anexos

 

  1. Instructivo de Inscripción Retardada o Modificación (Formato_SD-020)

 




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