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18 de septiembre de 2014
 
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Flujograma
Solicitud de reincorporación

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Archivo  DOC Procedimiento (formato DOC)
Archivo  PDF Tríptico del procedimiento (formato PDF)

Objetivo

Tramitar ante la Secretaría Docente la solicitud de un cupo por reincorporación en una carrera de las ofrecidas en la FEC para el siguiente periodo activo.

Alcance

Este procedimiento contempla todas las actividades relacionadas con la solicitud de un cupo por reincorporación en una carrera de las ofrecidas en la FEC para el siguiente periodo activo, aprobación por parte del coordinador académico respectivo y envío de la solicitud aprobada por las instancias pertinentes a Fundaluz.

Control de los registros generados en el procedimiento

El procedimiento descrito en este documento, genera los siguientes registros de calidad:

 

 

  1. Solicitud de Reincorporación (Formato_SD-018)

  2. Constancia de Cupo Aprobada (Formato_SD-009)


Una vez procesada la reincorporación del estudiante, el asistente de Información y Control Estudiantil lo entrega al oficinista de Archivo quien es responsable de controlar y custodiar este registro en los expedientes existentes en el Archivo de la Secretaría Docente, mientras el estudiante permanezca activo dentro de la facultad, y luego los envía al archivo inactivo donde se mantendrán por un periodo adicional de tres años. Ver el procedimiento SD-12 “Archivo Central”.

Normas

 

 

  1. El secretario docente es responsable por la implantación y cumplimiento del presente procedimiento en la gestión de administración del personal de la Secretaría Docente.

  2. La Secretaría Docente publicará los lapsos de consignación de solicitudes con sus respectivos recaudos después de finalizado el proceso de inscripciones de cada periodo, que no podrá exceder de 15 días hábiles antes el inicio del siguiente período de inscripciones.

  3. A los fines de procesar la solicitud de cupo de un estudiante, en su oportunidad, es necesario que el estudiante interesado presente ante la Secretaría Docente la Solicitud de Reincorporación (SD-018) debidamente firmada, con sus respectivos recaudos: promedio de notas igual o mayor a trece (13) puntos; Relación de Materias Cursadas (Macur); Expediente Histórico (Status); resumen de rendimiento.

  4. Posterior a la solicitud de reincorporación, una vez aprobado el mismo, el estudiante deberá dirigirse a la sección de Trámites Múltiples (Edificio de Fundaluz, planta baja) y consignar los siguientes recaudos:

    • Original del cupo obtenido en la facultad respectiva.
    • Fotocopia de las notas certificadas o Macur.
    • Fotocopia de la cédula de identidad.
    • Fotografía de frente tamaño carné.
    • Original del comprobante de pago del arancel correspondiente: depósito bancario por 3,50 BsF. en el Banco Provincial, Cuenta Corriente No. 0302-0100004943 a nombre de Ingresos Propios - Secretaría de LUZ por concepto de planilla de preinscripción interna.

    Nota: El plazo para realizar la preinscripción interna es de quince días antes de la inscripción de materias en la facultad. De no realizarla en la fecha fijada y sea autorizada posteriormente, deberá cancelar el pago de un arancel de 10,00 BsF. en el Banco Provincial, Cuenta Corriente No. 0302-0100004943 a nombre de Ingresos Propios - Secretaría de LUZ por concepto de preinscripción retardada.

  5. Luego del proceso de preinscripción interna, el estudiante debe pasar por la facultad, en el año y periodo señalado en el cupo para verificar en el expediente histórico (Status) el cambio de desertor o retirado a material preparado, retirar el carné e inscribir las materias correspondientes. Ver Procedimiento de Inscripciones (SD-08).

  6. Aquellos estudiantes que cursaron y aprobaron materias en LUZ, pero que retiraron sus documentos deben dirigirse a la Sección de Trámites Múltiples (Edificio de Fundaluz, planta baja) y consignar además de los documentos anteriores los siguientes:

    • Original de la partida de nacimiento.
    • Original del título de bachiller con el timbre fiscal respectivo.
    • Fotocopia de la constancia de inscripción militar o del carné.

  7. Los casos de reincorporación con cambio de carrera, una vez que los bachilleres obtengan el cupo:

    • Deben tramitar la solicitud de equivalencias en la Unidad de Equivalencias del Vicerrectorado Académico (ubicada en el 5to. piso del edificio de Fundaluz) consignando los siguientes recaudos:

      • Programas de las materias cursadas en la institución de procedencia firmados, sellados y fechados por la autoridad correspondiente, de no estar automatizados dichos programas en el sistema de equivalencia de LUZ.
      • Fotocopia de la constancia de cupo expedida por el decano de la facultad y/o escuela donde va a ingresar.
      • Notas originales certificadas y firmadas por el secretario o director de la institución de procedencia.
      • Fotocopia registrada del título obtenido en otra universidad o instituto superior universitario.

    • Deben realizar una preinscripción interna en la Sección de Trámites Múltiples (ubicada en la planta baja del edificio de Fundaluz) consignando los siguientes recaudos:

      • Original del cupo obtenido en la facultad respectiva.
      • Original de partida de nacimiento
      • Original del ttulo de bachiller (no solicitado a egresados de LUZ).
      • Fondo blanco del título de egresado certificado por la oficina del Cedia ubicada en la Av. Guajira – Rectorado viejo (sólo en caso de ser egresado de cualquier institución de educación superior).
      • Fotocopia de la cédula de Identidad.
      • Una fotografía de frente tipo carné.
      • Fotocopia del comprobante de haber realizado la solicitud de equivalencia.
      • Notas originales certificadas y firmadas por el secretario o director de la institución de procedencia.
      • Original del comprobante de pago del arancel correspondiente: depósito bancario por 3,50 BsF. en el Banco Provincial, Cuenta Corriente No. 0302-0100004943 a nombre de Ingresos Propios - Secretaría de LUZ por concepto de planilla de preinscripción interna.

    • Nota: El plazo para realizar la preinscripción interna es de quince días antes de la inscripción de materias en la facultad. De no realizarla en la fecha fijada y sea autorizada posteriormente, deberá cancelar el pago de un arancel de 10,00 BsF. en el Banco Provincial, Cuenta Corriente No. 0302-0100004943 a nombre de Ingresos Propios - Secretaría de LUZ por concepto de preinscripción retardada.

    • Una vez realizados los trámites anteriores deben verificar en el expediente histórico (Status) la asignación y ubicación e inscribirse cuando le toque el período asignado. Ver Procedimiento de Inscripciones (SD-08).

  8. Aquellos estudiantes que no aprobaron materias durante su permanencia en LUZ, su cupo queda automáticamente sin efecto, y deben iniciar su proceso de admisión nuevamente cumpliendo todos los requisitos exigidos como nuevo ingreso vía CNU.


Descripción de actividades

Actividad Responsable Observaciones
1. Entrega la Solicitud de Reincorporación (SD-018) en la Secretaría Docente Estudiante Recaudos a consignar: 



Promedio de notas igual o mayor a 13 puntos



Relación de Materias Cursadas  (Macur)



Expediente Histórico (Status)



Resumen de Rendimiento
2. Recibe la Solicitud de Reincorporación (SD-018) debidamente firmada por el estudiante, con la totalidad de sus respectivos recaudos Asistente de Información y Control Estudiantil
3. Se pone en contacto con el coordinador académico de la carrera solicitada para la verificación de los datos consignados y dar visto bueno o no a la solicitud Asistente de Información y Control Estudiantil El coordinador académico verifica promedio de notas y Status
4. ¿Solicitud de reincorporación aprobada por el Coordinador Académico de la carrera solicitada? Asistente de Información y Control Estudiantil
4.1. Sí: Asistente de Información y Control Estudiantil

Va a la actividad Nº 5

4.2. No: Asistente de Información y Control Estudiantil Se guarda la Solicitud de Reincorporación (SD-018) y los recaudos consignados en el expediente del estudiante ubicado en el archivo de la Secretaría Docente

No se procesa la solicitud. Se informa al estudiante interesado cuando requiere información a cerca de la solicitud


5. Recibe la solicitud de cupo ya aprobada por el coordinador académico de la carrera respectiva Asistente de Información y Control Estudiantil
6. Se elabora la Constancia de Cupo Otorgado (SD-009), se envía para la firma y sello de la secretaria docente, el director de la división respectiva (DPE o DEBS) y del decano de la facultad Asistente de Información y Control Estudiantil Saca copia de la Constancia de Cupo Otorgado (SD-009) ya firmada y sellada por as instancias respectivas, y se guarda una copia en el expediente del estudiante ubicado en el archivo de la Secretaría Docente
7. Se entrega una copia de la Constancia de Cupo Otorgado (SD-009) ya firmada y sellada por as instancias respectivas al estudiante para que él mismo proceda a formalizar su inscripción ante la oficina de Trámites Múltiples en Fundaluz.  Asistente de Información y Control Estudiantil

Fin del proceso



Definiciones y abreviaturas

  • Reincorporación:

    Asignación otorgada a un estudiante en una carrera que ofrece la FEC en la que ya había cursado materias en semestres anteriores.


Anexos

 

  1. Solicitud de Reincorporación (Formato_SD-018)

  2. Constancia de Cupo Otorgado (Formato_SD-009)

 




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